Perpustakaan merupakan unit kerja yang berkaitan langsung dengan proses penyebaran informasi. Peran perpustakaan sebagai penyebar informasi berkembang seiring dengan kebutuhan manusia akan informasi. Kegiatan di perpustakaan merupakan salah satu bidang penerapan teknologi informasi yang berkembang dengan pesat...
Perpustakaan mempunyai berbagai koleksi yang terdiri dari berbagai format. Seringkali untuk memudahkan pengolahan maka pustakawan menggunakan bantuan teknologi. Teknologi yang paling umum digunakan adalah komputer. Teknologi diharapkan menjadi salah satu sarana yang efektif untuk memperlancar kegiatan dan pelayanan perpustakaan. Teknologi dapat digunakan untuk membentuk suatu sistem informasi perpustakaan yang terdiri dari perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan sumber daya manusia (SDM) yang diorganisasikan dengan aturan tertentu untuk mengolah data menjadi informasi.
Seiring perkembangan zaman, ketika kebutuhan perpustakaan tidak hanya menyangkut program Ms Word ataupun Ms Excel maka dibangunlah software-software perpustakaan untuk mengatasi segala kesulitannya. Software perpustakaan dikembangkan untuk menjawab kebutuhan perpustakaan akan layanan-layanan yang membutuhkan penanganan yang lebih spesifik. Walaupun dapat diartikan sebagai alat pendukung pekerjaan, namun komputer beserta software didalamnya lebih banyak dimanfaatkan oleh pustakawan sebagai alat pokok bekerja. Ini menimbulkan pengertian baru didalam dunia perpustakaan, yaitu otomasi perpustakaan. Lebih jauh mengenai otomasi perpustakaan, maka tidak dapat dilepaskan dari penggunaan istilah sistem informasi perpustakaan. Alter (1992) sebagaimana dikutip oleh Kadir (2003) menjelaskan bahwa sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.
Untuk melakukan otomasi perpustakaan setidaknya diperlukan tiga komponen utama, yaitu:
Perangkat Keras (Hardware)
Perangkat keras atau hardware merupakan komponen fisik yang dapat dilihat dan dirasakan (Yuhefizar, 2003). Perangkat keras yang dimaksud adalah peralatan elektronik yang digunakan untuk memperlancar kerja pustakawan, yaitu komputer beserta alat-alat pendukung lainnya.
Sistem kerja komputer dilengkapi dengan bagian input device dan output devices.
A) Input Device
Input device menyediakan sarana untuk pengiriman informasi kedalam sistem komputer sehingga harus memiliki kemampuan untuk mengonversi karakter-karakter yang diinginkan kedalam kode-kode biner yang perlu (Qalyubi, 2003: 374). Sarana input device yang termasuk dalam kategori ini dan biasanya digunakan di perpustakaan antara lain: Keyboard, mouse, barcodes, dan scanner.
B) Output Device
Output device digunakan untuk menampilkan hasil pengolahan data baik berupa video, audio maupun dokumen tercetak. Sarana yang termasuk dalam output device dan biasanya digunakan di perpustakaan antara lain: Monitor, printer, dan speaker.
Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak atau software merupakan program-program komputer yang berguna untuk menjalankan suatu pekerjaan sesuai dengan yang dikehendaki. Program tersebut ditulis dengan bahasa khusus yang dimengerti oleh komputer (Yuhefizar, 2003).
Software mengalami perkembangan yang begitu pesat seiring dengan kebutuhan manusia akan alat bantu pekerjaan, begitu juga di bidang perpustakaan. Software perpustakaan ada yang dikembangkan dan didistribusikan secara gratis dan ada yang berbayar. Software perpustakaan yang telah digunakan antara lain: CDS/ISIS, Openbiblio, Winisis, SIMPUS, Ganesha Digital Library (GDL), SIPUS V-0.1, dan lain sebagainya.
Sumber Daya Manusia (SDM)
Sumber Daya Manusia menjadi salah satu faktor penentu keberhasilan otomasi di perpustakaan. Pustakawan sebagai pengelola perpustakaan harus mempunyai kemampuan untuk mengoperasikan teknologi yang digunakan di perpustakaan sehingga proses pelayanan bagi pemakai dapat berjalan dengan maksimal. Dengan bertambah majunya sistem informasi di perpustakaan, pustakawan juga harus mampu memperbaiki teknologi yang digunakan di perpustakaan jika terjadi kerusakan supaya pelayanan kepada pemakai tidak terganggu.
Perkembangan yang lebih jauh lagi adalah pembentukan dan perintisan perpustakaan digital. Perpustakaan digital diartikan sebagai perpustakaan yang mempunyai koleksi sebagian besar dalam format digital dan informasi yang disediakan dapat diakses dengan komputer. Perpustakaan yang ingin mengubah layanannya ke bentuk digital harus mempertimbangkan berbagai faktor yang dapat menghalangi proses pembangunan koleksi digital terutama dana yang disediakan. Pengubahan bentuk layanan ini juga tidak boleh mengganggu hak-hak dan kepentingan pemustaka, terutama layanan yang sudah berjalan. Secara garis besar pembentukan perpustakaan digital dapat dilakukan secara bertahap, hingga dicapai kesiapan pustakawan dan pemustaka sendiri.
Cleveland (1998) sebagaimana dikutip oleh Arif Surachman menyampaikan bahwa ada tiga metode yang dapat digunakan untuk memproses pembangunan koleksi digital, yaitu:
1. DIGITASI
Digitasi merupakan proses alih media dari cetak atau analog ke dalam media digital atau elektronik melalui proses scanning, digital photograph atau teknik lainnya. Proses digitasi biasanya memerlukan waktu, tenaga, biaya dan dituntut adanya tenaga ahli yang cukup menguasai teknik digitasi ini. Perpustakaan juga perlu menyediakan alat dan sarana bagi proses digitasi ini. Satu hal yang cukup penting diperhatikan dalam hal proses digitasi adalah masalah penentuan koleksi atau analisis koleksi. Perpustakaan perlu melakukan skala prioritas koleksi yang harus digitasi dan tidak, hal ini dikarenakan tidak semua koleksi dapat dan perlu di alih mediakan.
Ada berbagai hal yang dapat digunakan untuk menjadi pertimbangan melakukan digitasi koleksi, yaitu antara lain: Kekuatan Koleksi, Keunikan Koleksi, Prioritas Bagi Komunitas Penggguna dan Kemampuan Staff.
2. AKUISISI KARYA DIGITAL ASLI
Membangun koleksi digital juga dapat dilakukan dengan cara melakukan pengadaan koleksi melalui penyedia koleksi digital atau database digital baik membeli atau berlangganan. Perpustakaan dapat secara langsung menghubungi penulis atau penerbit untuk mendapatkan hak akses ke dalam sumber informasi digital. Melalui database online ini perpustakaan mampu menyediakan koleksi digital yang dapat diakses oleh pengguna perpustakaan dalam wilayah area tertentu. Misalnya Ebscohost dan Proquest.
3. AKSES KE SUMBER EKSTERNAL
Cara atau metode ketiga yang dapat dilakukan adalah dengan mengakses ke sumber lain yang tidak tersedia secara internal. Hal ini bisa dilakukan dengan membuka link atau jaringan ke server yang disediakan oleh rekanan, penerbit atau institusi lain yang mungkin mempunyai kesepakatan dengan perpustakaan. Selain tentunya kita dapat juga menyediakan akses ke sumber eksternal yang disediakan secara gratis.
Hal ini banyak juga dilakukan oleh perpustakaan-perpustakaan yakni memberikan fasilitas link ke sumber-sumber informasi penting yang disediakan secara gratis dan sesuai dengan kebutuhan pengguna yang dilayaninya. Penggunaan metode ini sebetulnya cenderung lebih murah akan tetapi mempunyai kelemahan tingkat ketergantungan yang tinggi kepada penyedia informasi digital tersebut.
Dalam membangun sistem otomasi perpustakaan yang baik, perlu diperhatikan adanya sistem yang saling terintegrasi. Misalnya dimulai dari sistem pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, sistem pencarian kembali bahan pustaka, sistem sirkulasi, keanggotaan, pengaturan denda, sistem laporan dan lebih sempurna apabila dilengkapi dengan barcode maupun pengaksesan data berbasis web dan internet. Tentunya untuk mewujudkan hal ini diperlukan peran serta dari semua pihak dan yang terpenting adalah kemauan dari pengelola perpustakaan sendiri.
REFERENSI:
Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Edisi 1. Yogyakarta: Andi.
Qalyubi, Shihabuddin. 2003. Dasar-Dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta: Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi, Fakultas Adab.
Surachman, Arif. Membangun Koleksi Digital diambil dari http:// www.arifs.staff.ugm.ac.id/myblog/, Pada tanggal 16 Oktober 2008.
Wahono, Romi Satria. 2006. Teknologi Informasi untuk Perpustakaan: Perpustakaan Digital dan Sistem Otomasi Perpustakaan. Diambil dari http://www.ilmukomputer.com, tanggal 15 Oktober 2008.
Yuhefizar. 2003. “Tutorial Komputer dan Jaringan”. Dalam http://www.ilmukomputer.com, tanggal 20 Desember 2007.
